Reseña del décimo evento Introducción a la práctica del Análisis de Negocio (BA) aplicada al sector IT

En este evento Óscar Correa Rodríguez nos ha acercado a la práctica del Análisis de Negocio (Business Analysis) aplicada al sector del IT, introduciéndonos en la teoría e ilustrándonos con casos reales aplicados en Abengoa.

Óscar Correa Rodríguez es responsable del área de soluciones IT en Abengoa, y desde su labor en Abengoa se encontró con la metodología del Análisis de Negocio. El análisis de negocio nace de la necesidad de mejorar el grado de éxito de los proyectos, basándose sobre todo en entender mejor las necesidades (requisitos) del cliente y la organización.

 

Antecendentes

El informe CAOS del 2015 nos indica que el 52% de proyectos acaban con un resultado de discutidos, mientras que un 19% acaban como proyectos fallidos. Analizando las razones, el mayor grupo hacen alusión a un mismo síntoma: problemas con los requisitos, ya sea en su toma o por cambios de los mismos. Estos problemas surgen derivados de problemas de comunicación.

Para solucionar este problema, se crea el BABOK (Business Analysis Body of Knowledge), un libro y metodología similar al PMBOK (Project Management Body of Knowledge), pero orientado al análisis de negocio. Esta metodología está bien implantada fuera de España, con instituciones y certificaciones para soportarlo (hasta existe un Business Analysis For Dummies!). Esta metodología se enfoca en hacer los proyectos adecuados (Do the right projects), es decir, mejorar el negocio, y no en hacer bien los proyectos (Do the projects right), es decir, reducir costes.

Con esto, nace una figura, el Analista de Negocio (Business Analyst, BA), orientada más al negocio que a la parte técnica, que complementa a la figura del Project Manager (PM). EL BA debe entender a la perfección el negocio, ser proactivo y asegurarse que únicamente los requisitos correctos llegan a IT para su desarrollo. El BA se encuentra entre el equipo técnico y de negocio, siendo el primer punto de contacto con el cliente y acompañando la labor comercial. Su función es más de liderazgo que de gestión (reino del PM), ya que su labor es asegurar que lo que se va a realizar es realmente útil para el cliente. Y siempre asegurándose de que el trabajo a realizar está alineado a los intereses de la organización.

En España no existe el puesto de BA como tal, estando mucho más reconocido a nivel mundial como un puesto con nombre propio. El rol del BA puede cubrirlo un PM, un analista funcional, un business partner, etc. Este rol se da mayoritariamente en el mundo IT, pero también en muchos negocios con inquietudes IT. Como ejemplo, la empresa Intel tiene cientos de BA trabajando para ella.

Business analysis según el BABOK

El análisis de negocio debe permitir el cambio, definiendo necesidades y recomendando la solución que entregue valor a los interesados en el contexto de la organización. Debe ser capaz de recoger los requisitos de negocio (mediante objetivos y métricas), identificar y gestionar a los interesados y definir la transición para pasar del estado actual al futuro deseado. Esto incluye prestar mucha atención tanto a requisitos funcionales como no funcionales, los cuales pueden ser críticos y muchas veces se olvidan (si el cliente espera que la aplicación desarrollada se comporte con la rapidez del buscador de Google, esto debe tenerse en cuenta).

BABOK divide el análisis de negocio en varias fases:

  1. Planificación y monitorización constantes a lo largo del proyecto.
  2. Identificar a los interesados e iniciar el proyecto.
  3. Realizar la captura de requisitos.
  4. Realizar la gestión de los requisitos y la comunicación. Este paso es muy importante ya que si se tiene un diseño funcional muy pesado, el cliente NO se lo va a leer. Y hay que encontrar la forma de que realmente lo entienda y lo acepte.
  5. Realizar un análisis empresarial, estudiando el caso de negocio desde distintas ópticas: costes, beneficios, riesgos, comparativas, etc.
  6. Realizar un análisis de los requisitos, creando criterios para ver si están bien los requisitos tomados y las reglas creadas.
  7. Por último se realiza una evaluación de la solución.

Las competencias del BA incluyen comprobar que se cumplen los requisitos, y en caso de que sea necesario, liderar los tests de aceptación de usuario (UAT). En algunos casos, también es importante realizar un análisis del modelo de negocio que se creará tras la finalización del proyecto.

Ejemplo de aplicación

En este momento, Óscar se centra en un caso práctico en el que estuvo involucrado, el de la creación de un departamento de soluciones para Abengoa IT.  Su principal objetivo es atender las necesidades del cliente siendo ágiles, dando una visión global y única y aportando valor al negocio, mientras se mantiene el know how.

Este nuevo departamento se encarga por tanto de definir las soluciones, previo a su paso a la oficina de proyectos (PMO) y al equipo técnico para su ejecución. El departamento se debe comunicar con el resto de departamentos para conseguir la información necesaria. Los componentes del departamento deben poseer un amplio conocimiento de negocio pero tener suficientes fundamentos técnicos.

Entre las responsabilidades del departamento a crear se encuentran las siguientes:

  • Definir y mantener las líneas estratégicas (diciendo no a los caprichos).
  • Debe ser la entrada única a todas las peticiones.
  • En proyectos más grandes se ocupa de mantener el contacto con el cliente, trabajando junto con el PM para llevar a cabo el proyecto.

Para crear el departamento, se ideó el siguiente plan:

  1. Crear y formar un equipo, segmentándolo en procesos de negocio (como logística), no en tecnologías.
  2. Obtener ayuda de una consultora experta.
  3. Crear nuevas funciones y procedimientos, como acompañar al cliente.
  4. Crear un programa de mejora para evolucionar el BA.

A la hora de tratar las estimaciones, el proceso era el siguiente:

  1. Dar un orden de magnitud en 1 semana
  2. Si el cliente sigue interesado (muchas veces ocurre que el cliente no sabe lo que cuesta lo que pide), se realiza una estimación detallada
  3. Si el proyecto es grande, se desarrolla su vez el caso de negocio. Para este punto no debería tardarse más de 3-4 semanas.

Con respecto a las metodologías ágiles, el BA puede hacer de Product Owner, o hacer de intermedio entre el Product Owner y el equipo técnico. En Abengoa se hizo la prueba y en muchos casos fue un éxito. El BA se encargaba de explicar muy bien el requisito al cliente y de añadirlo luego al backlog para su ejecución.

Preguntas y respuestas

De la fase de preguntas y respuestas salen algunas conclusiones interesantes:

  • El análisis de negocio puede complementar otras metodologías como ITIL y SCRUM, ya que éstas no desarrollan demasiado la parte de los requisitos.
  • Para aplicar el análisis de negocio, Óscar no recomienda que se haga para proyectos pequeños (20.000 € – 30.000 €), aunque puede ser muy útil para cuando se realicen cambios a situaciones poco conocidas.
  • Para proyectos pequeños realmente puede ser útil, permitiendo reducir costes, cancelar proyectos pronto mediante estimaciones a alto nivel y evitar problemas al entender realmente el negocio del cliente.
  • Para implantar el departamento de soluciones en Abengoa, la base se hizo en 4 meses. A partir de aquí ya se mejoró mediante la consultoría.

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